Aunque todos conocemos a grandes rasgos de que trata esta táctica de las Relaciones Públicas, no todo el mundo puede definir con exactitud sus características, beneficios y fases de organización. Ruedas de prensa: qué son y cómo prepararlas.

Una rueda de prensa es una táctica oral empleada en las relaciones con los medios que consiste en un acto o evento preparado por una organización para dar difusión a una información de gran relevancia. Por tanto, cabe mencionar que solo se deberá convocar una rueda de prensa cuando la información a transmitir sea de gran importancia y calidad, sea objeto de suscitar controversia o se requiera un encuentro directo para su presentación.

Los principales beneficios que nos reporta la celebración de una rueda de prensa es el amplio tratamiento que obtendrá nuestra noticia en los medios y la posibilidad de mejorar la relación con éstos a través de un encuentro en persona.

Por otro lado, también debemos tener en cuenta que aunque convoquemos la rueda de prensa con la antelación adecuada y sea un tema de rigor informativo, nada nos puede asegurar la asistencia de los medios y, de los que sí asistan, no tenemos un alto control de la información al ser un acto en directo que cuenta con turno de preguntas.

Y ahora es preguntaréis ¿pero cómo se organizan esas ruedas de prensa que aparecen de vez en cuando en las noticias y en la prensa? No podemos afirmar que sea una tarea sencilla, pero como os decimos siempre en One Six One cuando se tienen las herramientas adecuadas todo resulta mucho más fácil:

  • Seleccionar la fecha y hora del evento: uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es la disponibilidad de los periodistas, siendo el horario ideal entre las 10.30 h. Y las 12.30 h. para que tengan tiempo de volver a su lugar de trabajo y redactar sus noticias. También es conveniente convocar la rueda de prensa entre el martes y el jueves, ya que el lunes y el jueves por ser días próximos al fin de semana suelen ser más complicados.
  • Seleccionar el lugar: para ello deberemos tener en cuenta el tema del evento, que el lugar seleccionado sea fácilmente accesible y los espacios que necesitaremos para desarrollar la atención con los medios.
  • Crear el listado de medios invitados: la semana pasada os hablábamos de la importancia de crear un fichero de medios adecuado. Con las ruedas de prensa tenemos un claro ejemplo de utilización, siendo necesario para preparar el listado de medios invitados. Para crear este listado, deberemos hacer una primera selección de los medios y soportes a convocar en función de la temática informática. Más tarde, deberemos escoger los periodistas en concreto a convocar dentro de cada medio y soporte.
  • Convocar la rueda de prensa: la convocatoria consta de diferentes fases y se ha de preparar con antelación. Primero se establece un primer contacto telefónico con la reserva de agenda, entre 10 y 20 días antes de la rueda de prensa. Más tarde, unos días antes al evento, enviaremos por correo electrónico la convocatoria formal. Por último, deberemos realizar el seguimiento, creando un listado de los medios asistentes y otro de los medios ausentes.
  • Preparar los materiales: los materiales básicos que deberemos preparar para el correcto desarrollo de la rueda de prensa son, además de la convocatoria de prensa y los listados mencionados en el punto anterior, el material de control y registro (acreditaciones y mesas de registro) y el material de apoyo, como puede ser el dossier de prensa.
  • Preparar a los portavoces: serán los encargados de presentar la información en la rueda de prensa, por lo que habrá que seleccionarlos rigurosamente y preparar su intervención correctamente, así como asesorarles sobre cómo actuar y responder firmemente en el turno de preguntas y sobre el uso de la comunicación no verbal.
  • Seleccionar las atenciones con los medios: en este tipo de actos, las principales atenciones que se suelen ofrecer a los medios son un obsequio de la compañía y un aperitivo o refrigerio, que puede suponer una buena oportunidad de establecer un contacto más directo y cercano con los medios, mejorando la relación.
  • Contratar al personal auxiliar: dependiendo de la envergadura del evento, puede que necesitemos contar con azafatas, servicio de catering, contratación de autobuses para el desplazamiento de los invitados, fotógrafos, seguridad…